Werken, leren en toiletteren

Hoewel iedere school zijn eigen karakter heeft, zijn heel wat praktische zaken centraal geregeld. Zo heeft Erik Groels, Senior Specialist Dienstverlening op het Facilitair Bedrijf van ROC West-Brabant, zijn zaakjes omtrent toilethygiëne goed op orde. Hij vertelt dat een grote stichting als het ROC, die werkt met belastinggeld, verplicht is haar sanitaire voorzieningen Europees aan te besteden. De vrije keuze voor een samenwerkingspartner wordt door deze werkwijze beperkt, maar is zeker te sturen. De kunst zit hem in het helder formuleren van een programma van eisen waaraan de leverancier moet voldoen. Zoals het realiseren van een besparing ten opzichte van de oude situatie en het verbeteren van de efficiency tijdens de looptijd van het contract. ROC West-Brabant gaf bewust prioritiet aan kwaliteit, continuïteit, een eenvoudige administratieve verwerking en service die zoveel mogelijk ontzorgt.

Efficiency voor én na de implementatie

De vlotte implementatie vorige zomer was het gevolg van een degelijke voorbereiding. Vendor bezocht en inventariseerde alle scholen. Gewapend met een duidelijk overzicht van de verspreiding van het aantal toiletgebruikers over de verschillende locaties en toiletgroepen, werd direct een efficiëntere werking met een kleiner aantal automaten doorgevoerd. Ook werd er gericht advies gegeven over de inrichting van pantry’s en praktijklokalen. Denk bijvoorbeeld aan het gebruik van poetsrollen in lokalen waar automechanica of bloemschikken wordt onderwezen. Bij elke nieuwe locatie wordt dit proces herhaald en het bestaande contract officieel uitgebreid. Op deze manier blijft het contract transparant en ontstaat er geen wildgroei aan voorzieningen en kosten.

Geen zorgen over voorraadbeheer of los afval

In alle toiletgroepen, zowel die voor leerlingen als die voor medewerkers, hangen dezelfde automaten: een horizontale toiletrolhouder die met 2 grote rollen de piekmomenten tijdens de pauzes perfect opvangt en een IQ handdoekautomaat met papierrollen. “Wij kozen bewust voor deze automaat omdat er dan geen los afval is en we geen afvalbakken hoeven te plaatsen. Dat zou op zich geen probleem zijn, maar als ik bedenk hoe creatief leerlingen kunnen zijn, dan voorkom ik dat liever,” lacht Erik Groels.

Een belangrijk aspect voor ROC West-Brabant is een proactieve houding ten aanzien van voorraadbeheer. “Daarin worden we nu volledig ontzorgd,” vertelt Groels. “We grijpen nooit mis. En omdat we vaste prijsafspraken hebben, gebaseerd op het aantal leerlingen, is het in ieders belang om het verbruik zo laag mogelijk te houden. Als er op een bepaalde locatie opvallend veel verbruik is, dan zoekt Vendor zelf naar de reden hiervan en zij zorgen voor een oplossing.”

Eenvoudige, heldere processen

Het administratieve proces houden we graag zo eenvoudig mogelijk: slechts 1 verzamelfactuur voor de hele organisatie per periode. “Vanwege de vaste prijsafspraken is hier nooit discussie over,” aldus Erik Groels. Een zelfde helderheid zien we terug bij de klachtenprocedure. Er is 1 mailadres waar zijn collega’s van de facilitaire dienst hun klacht of melding naartoe sturen. Dat werkt gemakkelijk en snel; een tussenpersoon op de hoogte stellen is niet nodig en de servicedienst van Vendor komt binnen 4 uur na de melding met een oplossing. Of dit snelle handelen in de praktijk goed werkt? “Jazeker, want ik hoor er zelden iets over. Als meldingen worden opgelost voordat ze als klacht bij mij terechtkomen, dan lijkt me dat een goed teken!”